So arbeiten wir digital
Als kleiner Verein müssen wir mit wenig Verwaltungszeit auskommen. Deshalb haben wir Schritt für Schritt umgestellt:
- Online-Anmeldung für die Warteliste
- Verträge und Einwilligungen mit digitaler Unterschrift
- Eltern-App für Nachrichten, Termine und Abwesenheiten
- Abrechnung der Beiträge per Lastschrift aus derselben Software
- Mitgliederbereich auf dieser Webseite für Satzung, Ordnungen und Anliegen
Dabei gelten für uns ein paar feste Regeln: so wenig Daten wie nötig, klare Löschfristen, Server in Deutschland, der EU oder der Schweiz, wo immer das möglich ist – und keine Fotos von Kindern in sozialen Netzwerken.
Datenschutz bei uns
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist der Kinderparadies e.V. verantwortlich. Ansprechpartner für Datenschutzfragen im Vorstand ist Frank Crivellari, frank@kinderparadies-konstanz.de.
- Datenschutzerklärung dieser Webseite
- Datenschutzinformation für Eltern (Online-Anmeldung, Betreuungsvertrag): über den Link „Datenschutz“ auf den Anmeldeseiten von KigaRoo
- Verarbeitungsverzeichnis: Wir führen ein Verzeichnis aller Verarbeitungen nach Art. 30 DSGVO.
Unsere Dienstleister
Wer in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet, tut das nur nach unserer Weisung und auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).
ClubDesk (reeweb ag, Basel)
Webseite, Mitgliederbereich, Vereinsverwaltung
Server: Schweiz
Auftragsverarbeitung: vereinbart
Microsoft 365 (Nonprofit)
Vereins-E-Mail-Konten, Dokumentenablage, Mitgliedsformular
Server: EU-Datengrenze
Auftragsverarbeitung: vereinbart
webgo GmbH
E-Mail-Postfächer, Domain
Server: Deutschland
Auftragsverarbeitung: vereinbart
Die Übersicht wird laufend ergänzt. Buchhaltung und Lohnabrechnung übernimmt unser Steuerbüro in eigener Verantwortung und unter beruflicher Schweigepflicht; dafür ist kein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorgesehen.
Ihre Kita digital
Kleine Kita-Vereine und Elterninitiativen stehen vor denselben Fragen wie wir: Welche Software passt? Wie kommen Verträge ohne Papier zu den Eltern? Was verlangt der Datenschutz wirklich? Wir haben diese Wege in den letzten Jahren selbst gesucht – und teilen unsere Erfahrungen gern:
- Kita-Software und Eltern-App einführen
- Verträge und Einwilligungen digital unterschreiben lassen
- Beiträge per Lastschrift abrechnen
- Vereinswebseite und Mitgliederbereich aufbauen
- Datenschutz im Vereinsalltag: Verarbeitungsverzeichnis, Verträge mit Dienstleistern, Regeln für den Umgang mit KI
Ehrenamtlich, von Verein zu Verein. Ein Gespräch, ein Blick auf unsere Vorlagen, ein Erfahrungsaustausch – keine Rechts- oder Steuerberatung.